La Secretaría de Innovación y Gobierno Abierto (SIGA) del municipio de Monterrey estrena Signum, su nueva plataforma de oficios digitales, reduciendo tiempos de trabajo, y recortando costos en presupuesto público.
meses de implementación
funcionarios públicos trabajando en el proyecto
MXN Ahorro estimado para la administración municipal
El gobierno de Monterrey, a través de la Secretaría de Innovación y Gobierno Abierto, convocó en 2023, por segundo año consecutivo, a la ciudadanía a participar en un concurso para resolver distintas problemáticas públicas usando tecnologías digitales.
El 2 de mayo de 2023, se dieron a conocer los dos retos de la convocatoria. El primer reto, titulado “Burocracia sin papel”, invitó a desarrollar un sistema digital de oficios para el municipio de Monterrey, para disminuir el uso de papel, y eliminar costos materiales y de tiempo que implican.
Al día de hoy, los oficios gubernamentales siguen siendo el formato oficial por el cual las diferentes dependencias de gobierno se comunican. Esencialmente, se trata de documentos en papel que detallan solicitudes, instrucciones, informes y respuestas sobre asuntos administrativos, legales o de gestión gubernamental, y llevan firmas y sellos oficiales. Gran parte del tiempo de servidores públicos se va en trabajar e intercambiar estos oficios, que conllevan gastos en transporte como gasolina, estacionamientos y peajes, pero también en papel, tinta, tiempos de traslados de funcionarios públicos, entre otros.
Cívica Digital respondió con entusiasmo a este llamado aplicando a la convocatoria.
Para reducir los costos y tiempo invertidos en los oficios de la administración municipal, Cívica Digital planteó la implementación de una plataforma de software para digitalizarlos, con la principal característica de que sería fácil e intuitivo de usar. Esta solución se llama Signum.
Signum proveería acceso a los oficios desde cualquier dispositivo, accesibles las 24 horas, los 7 días de la semana. Permitiría el rápido envío y recepción de los documentos 100% digitales, y eliminaría la necesidad de imprimirlos y trasladarlos físicamente.
Esta aplicación web, siempre disponible, tiene una capacidad sin precedentes de proteger los oficios, y de proveer una trazabilidad mucho más robusta. La implementación de la firma electrónica avanzada agregan una capa más de seguridad y trazabilidad, cumpliendo con el marco legal vigente para la validez de los oficios digitales.
La plataforma actúa también como una herramienta de diseño o construcción rápida de oficios, con la posibilidad de homologar el formato único de la administración municipal de Monterrey, y de crear plantillas desde cero. Signum también permite trazar todos los cambios y colaboraciones entre funcionarios y Directivos en un solo oficio, y cuenta con una bandeja de entrada propia para cada funcionario, para poder procesar y colaborar en cada uno.
Adicionalmente, Signum permite integraciones diversas por medio de APIs, entre muchos más beneficios.
Con el uso de Signum, el gobierno de Monterrey goza de una mayor eficiencia en la administración municipal. En efecto, el tiempo promedio de creación, procesamiento, recepción, firmas y resolución de oficios disminuirán drásticamente.
El gobierno de Monterrey ahora trabaja implementando las mejores prácticas de Gobierno Digital a nivel internacional, ahorrando en presupuesto y optimizando recursos por cada oficio. Además, funcionarias, funcionarios y personal directivo reportan una mayor satisfacción en su trabajo.
Signum permite al gobierno de Monterrey generar métricas e indicadores relevantes para su gestión, pues tiene datos ahora sobre el tiempo de atención y respuesta de cada oficio, y sobre todo, permite medir la productividad y la eficiencia de funcionarias y funcionarios públicos.
Conociendo estos datos, la administración municipal podrá tomar mejores decisiones en cuanto a la distribución de trabajo entre su personal, y podrá alocar tiempos y recursos de manera más adecuada.
Digitalizar oficios no implica solamente una mejor gestión administrativa y gubernamental, es un cambio de paradigma para reducir el impacto medioambiental.
El ahorro en papel implica la conservación de recursos naturales y la eliminación de la necesidad de transportar oficios reduce la huella de carbono.
Sin duda, funcionarias y funcionarios hacia adentro del municipio se encuentran contentos de implementar prácticas de trabajo más sustentables y congruentes con su compromiso medioambiental. Desde Cívica Digital nos complace poder contribuir a estos cambios hacia una gestión más sostenible.
“Ha sido una herramienta muy emocionante de implementar. Hay proyectos en el gobierno que son muy difíciles de implementar, que cuestan… cambios que dan un poco de miedo. La verdad es que, con signum, hemos visto muchísima apertura, porque los beneficios son muy tangibles. Es muy sencillo entender que este cambio es algo que viene con los tiempos, con la tecnología, con la actualización y la innovación del gobierno. Hemos tenido una perspectiva muy abierta de parte de todos los participantes y, en general, sí se siente como un paso adelante muy importante.”
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