En el último año, el Ayuntamiento de Hermosillo ha hecho pasos acelerados hacia una digitalización total de sus trámites con urbem. Conectando el trabajo de 12 dependencias, ahora es más ágil, eficiente, y sus funcionarios están contentos de atender mejor a la ciudadanía.
Trámites meta digitalizados
Colaboradores de 12 dependencias
Meses tiempo de lanzamiento
El Ayuntamiento de Hermosillo, Sonora, tenía un perfil particular previo al contacto con Cívica Digital. Aunque ya contaba con una variedad de sistemas en línea para registros, cobranzas y gestión de documentos, más una app para hacer reportes ciudadanos, todavía tenía importantes problemas que resolver y mucho trabajo por eficientar.
El municipio tenía una deuda especial con el sector empresarial, pues había una necesidad urgente de facilitar los procesos de apertura y operación de negocios, esfuerzos que seguramente impulsarían la inversión en el municipio. Esta era una preocupación del entonces candidato a presidente municipal, Antonio “Toño” Astiazarán, quien en 2021 prometía, en campaña, una serie de innovaciones nunca antes vistas, desde un Hermosillo movilizado por la energía eólica, hasta la modernización de la oferta de servicios y trámites municipales.
Para llevar a cabo este ambicioso plan de innovación, Astiazarán contaba con importantes aliados: la asociación civil “Hermosillo ¿Cómo vamos?”, y la recién creada Agencia Municipal para el Desarrollo Económico. Juntos arrancaron un programa de Mejora Regulatoria que pretendía justo esto, eliminar obstáculos para la creación de empresas, lo que convertiría a Hermosillo en un municipio muy atractivo para inversionistas.
Por su parte, las funcionarias y los funcionarios municipales estaban conscientes de los “puntos de dolor”, es decir, las dificultades que enfrentaban sus constituyentes a la hora de realizar sus trámites. Estaban muy interesados en resolver la tardanza de las resoluciones, las múltiples visitas que había que hacer a las oficinas municipales y la complejidad de los procesos. Tanto los planes del nuevo alcalde y sus aliados como la voluntad de las y los funcionarios reflejaban un fuerte impulso del municipio por cambiar y mejorar las cosas.
La solución consitió en la implementación de Urbem como la plataforma destinada a conectar todos los sistemas de las diez dependencias municipales involucradas inicialmente, con el objetivo de digitalizar al 100% todos sus trámites y servicios. ¿Cómo se llevaría a cabo este proceso? En primer lugar, era necesario reunir a los equipos de TI para identificar qué sistemas de cobranza y registros serían conectados y cómo.
Una vez conectados los registros y sistemas de recaudación, el siguiente paso consistía en generar la mayor cantidad de automatizaciones posible en los cobros, gestión de documentos, aprobaciones y firmas. Esta tarea no sería sencilla, ya que implicaba homologar los procedimientos de todas estas dependencias y garantizar que cada trámite publicado en la plataforma cumpliera con sus normativas internas.
Las dependencias involucradas incluían la Agencia Municipal de Energía y Cambio Climático, Agua de Hermosillo, Contraloría Municipal, Coordinación General de Infraestructura, Desarrollo Urbano y Ecología, Coordinación Municipal de Protección Civil, Dirección General de Servicios Públicos, Instituto Municipal de Cultura y Arte, Instituto Municipal de Planeación Urbana, Dirección General de Participación Ciudadana y Tesorería Municipal.
A pesar de la complejidad del trabajo, fue la comunicación directa y el involucramiento simultáneo y enérgico de todas estas dependencias lo que facilitó el progreso. Se organizaron citas para trabajar uno a uno con los enlaces de los servicios y trámites, abordando las configuraciones iniciales, la automatización de la generación de documentos y, finalmente, las revisiones para garantizar que cada proceso funcionara correctamente.
Hermosillo se ha destacado como uno de los equipos de trabajo que ha sabido aprovechar al máximo todas las ventajas que ofrece Urbem. Con los avances en la digitalización de las diversas dependencias, Urbem se erigió como la plataforma que logró unificar todos estos procesos de manera exitosa, y eso nos enorgullece.
El resultado final fue más que satisfactorio: los 25 trámites objetivo fueron completamente digitalizados, y se lograron 11 adicionales, alcanzando todos los niveles 3 y 4, es decir, los máximos niveles de digitalización posibles.
Se trató de un proceso dinámico y estimulante, caracterizado por la plena confianza y la estrecha colaboración con los enlaces de cada dependencia. Nos sumergimos profundamente en los procesos de cada entidad, convirtiéndonos casi en un equipo extendido de la administración. Esta estrecha colaboración permitió que el lanzamiento se llevara a cabo de manera significativamente más rápida en comparación con otras administraciones.
No podemos estar más contentos con la forma en que los funcionarios expresan su satisfacción, ya que coinciden en que su carga de trabajo se ha reducido y esperan seguir aprovechando al máximo su nueva herramienta. Hoy, el equipo se siente más capacitado para configurar los trámites sin depender de nadie más y están ansiosos por motivar a otras dependencias a seguir su ejemplo.
Aún con estos resultados extraordinarios, el trabajo de Cívica Digital no termina aquí, pues seguiremos colaborando con todo el equipo de la administración de Hermosillo para seguir creciendo la interoperabilidad y sofisticando los macroprocesos de todas las dependencias involucradas. Al final del día, la mejora continua es parte de nuestros valores.
“La plataforma es tan amigable, y tan bueno el servicio de Cívica Digital, que las mismas personas al interior del ayuntamiento en todo el proceso han estado muy dispuestas; porque están viendo los beneficios del trabajo que ellos realizan. Eso es lo que más me ha gustado de todo el proceso”.
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