Una historia de Urbem - marzo 2024

Hermosillo, el municipio que aprovecha urbem al máximo

En el último año, el Ayuntamiento de Hermosillo ha hecho pasos acelerados hacia una digitalización total de sus trámites con urbem. Conectando el trabajo de 12 dependencias, ahora es más ágil, eficiente, y sus funcionarios están contentos de atender mejor a la ciudadanía.

Quiero conocer la solución

Guadalupe, N.L., un municipio más competitivo gracias a la tecnología

El Gobierno de Guadalupe, N.L. inició un proyecto de mejora regulatoria y transformación digital en 2019, +60 funcionarios brindan servicio para ofrecer una mejor calidad de vida a su comunidad.

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Una historia de Urbem - marzo 2024

Hermosillo, el municipio que aprovecha urbem al máximo

En el último año, el Ayuntamiento de Hermosillo ha hecho pasos acelerados hacia una digitalización total de sus trámites con urbem. Conectando el trabajo de 12 dependencias, ahora es más ágil, eficiente, y sus funcionarios están contentos de atender mejor a la ciudadanía.

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Hermosillo, el municipio que aprovecha urbem al máximo

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+36

Trámites meta digitalizados

+70

Colaboradores de 12 dependencias

6

Meses tiempo de lanzamiento

Desafío

El Ayuntamiento de Hermosillo, Sonora, tenía un perfil particular previo al contacto con Cívica Digital. Aunque ya contaba con una variedad de sistemas en línea para registros, cobranzas y gestión de documentos, más una app para hacer reportes ciudadanos, todavía tenía importantes problemas que resolver y mucho trabajo por eficientar. 

El municipio tenía una deuda especial con el sector empresarial, pues había una necesidad urgente de facilitar los procesos de apertura y operación de negocios, esfuerzos que seguramente impulsarían la inversión en el municipio. Esta era una preocupación del entonces candidato a presidente municipal, Antonio “Toño” Astiazarán, quien en 2021 prometía, en campaña, una serie de innovaciones nunca antes vistas, desde un Hermosillo movilizado por la energía eólica, hasta la modernización de la oferta de servicios y trámites municipales.

Para llevar a cabo este ambicioso plan de innovación, Astiazarán contaba con importantes aliados: la asociación civil “Hermosillo ¿Cómo vamos?”, y la recién creada Agencia Municipal para el Desarrollo Económico. Juntos arrancaron un programa de Mejora Regulatoria que pretendía justo esto, eliminar obstáculos para la creación de empresas, lo que convertiría a Hermosillo en un municipio muy atractivo para inversionistas.

Por su parte, las funcionarias y los funcionarios municipales estaban conscientes de los “puntos de dolor”, es decir, las dificultades que enfrentaban sus constituyentes a la hora de realizar sus trámites. Estaban muy interesados en resolver la tardanza de las resoluciones, las múltiples visitas que había que hacer a las oficinas municipales y la complejidad de los procesos. Tanto los planes del nuevo alcalde y sus aliados como la voluntad de las y los funcionarios reflejaban un fuerte impulso del municipio por cambiar y mejorar las cosas.

Solución

La solución consitió en la implementación de Urbem como la plataforma destinada a conectar todos los sistemas de las diez dependencias municipales involucradas inicialmente, con el objetivo de digitalizar al 100% todos sus trámites y servicios. ¿Cómo se llevaría a cabo este proceso? En primer lugar, era necesario reunir a los equipos de TI para identificar qué sistemas de cobranza y registros serían conectados y cómo.

Una vez conectados los registros y sistemas de recaudación, el siguiente paso consistía en generar la mayor cantidad de automatizaciones posible en los cobros, gestión de documentos, aprobaciones y firmas. Esta tarea no sería sencilla, ya que implicaba homologar los procedimientos de todas estas dependencias y garantizar que cada trámite publicado en la plataforma cumpliera con sus normativas internas.

Las dependencias involucradas incluían la Agencia Municipal de Energía y Cambio Climático, Agua de Hermosillo, Contraloría Municipal, Coordinación General de Infraestructura, Desarrollo Urbano y Ecología, Coordinación Municipal de Protección Civil, Dirección General de Servicios Públicos, Instituto Municipal de Cultura y Arte, Instituto Municipal de Planeación Urbana, Dirección General de Participación Ciudadana y Tesorería Municipal.

A pesar de la complejidad del trabajo, fue la comunicación directa y el involucramiento simultáneo y enérgico de todas estas dependencias lo que facilitó el progreso. Se organizaron citas para trabajar uno a uno con los enlaces de los servicios y trámites, abordando las configuraciones iniciales, la automatización de la generación de documentos y, finalmente, las revisiones para garantizar que cada proceso funcionara correctamente.

Resultados

Un municipio que aprovecha urbem al máximo

Hermosillo se ha destacado como uno de los equipos de trabajo que ha sabido aprovechar al máximo todas las ventajas que ofrece Urbem. Con los avances en la digitalización de las diversas dependencias, Urbem se erigió como la plataforma que logró unificar todos estos procesos de manera exitosa, y eso nos enorgullece.

El resultado final fue más que satisfactorio: los 25 trámites objetivo fueron completamente digitalizados, y se lograron 11 adicionales, alcanzando todos los niveles 3 y 4, es decir, los máximos niveles de digitalización posibles.

Realidad digital post-pandemia

Las medidas por contingencia disminuyeron, sin embargo la comunidad del Municipio de Guadalupe, N.L., ya se ha acostumbrado a tener acceso de forma remota a los servicios que ofrece el ayuntamiento.

● La digitalización no es la meta, sino el camino y en este camino el trabajo en equipo de funcionarios y aliados tecnológicos ha sido vital para el éxito.
● Actualmente tienen +100 trámites digitalizados, brindados por +12 secretarías distintas.
● Regresar "a como se hacía antes" es impensable.

El trámite más usado en la ventanilla

En junio 2021 se integró a la ventanilla virtual la Inscripción al Curso Trimestral de la Escuela de Artes y Oficios. Posterior a la inscripción de cada curso, éstos se toman también en línea.

● La inscripción en remota ha permitido beneficiar no sólo a la comunidad de Guadalupe, sino a personas en otros municipios, estados y hasta de otros países.
● Con estos cursos se adquieren habilidades diversas: repostería, bisutería, cocina mexicana, belleza, etc.
● En mayo 2022 se inscribieron 1,209 personas.

El foco de la administración actual

Con la finalidad de ofrecer una mejor calidad de vida a la ciudadanía, la administración actual ha habilitado trámites digitales diversos orientados a facilitar la creación de empresas o la construcción.

● Destacan los trámites creados por la Secretaría de Competitividad Territorial y Economía entre otros.
● Licencia de construcción de obra nueva,
● Licencia de uso de suelo,
● Licencia de edificación, etc.

Más confianza llama a más eficiencia

Se trató de un proceso dinámico y estimulante, caracterizado por la plena confianza y la estrecha colaboración con los enlaces de cada dependencia. Nos sumergimos profundamente en los procesos de cada entidad, convirtiéndonos casi en un equipo extendido de la administración. Esta estrecha colaboración permitió que el lanzamiento se llevara a cabo de manera significativamente más rápida en comparación con otras administraciones.

Funcionarios más autónomos y contentos

No podemos estar más contentos con la forma en que los funcionarios expresan su satisfacción, ya que coinciden en que su carga de trabajo se ha reducido y esperan seguir aprovechando al máximo su nueva herramienta. Hoy, el equipo se siente más capacitado para configurar los trámites sin depender de nadie más y están ansiosos por motivar a otras dependencias a seguir su ejemplo.

Aún con estos resultados extraordinarios, el trabajo de Cívica Digital no termina aquí, pues seguiremos colaborando con todo el equipo de la administración de Hermosillo para seguir creciendo la interoperabilidad y sofisticando los macroprocesos de todas las dependencias involucradas. Al final del día, la mejora continua es parte de nuestros valores.

Testimonio
Gobierno municipal de Guadalupe, nl

"Hacer equipo con Cívica Digital utilizando Urbem, nos ha impulsado a ser un municipio más competitivo al contar con tecnología que permite acercar los más de 100 trámites y servicios que ofrecen poco más de 12 Secretarías distintas, a la ciudadanía y empresarios del municipio, mejorando así su calidad de vida con la atención remota en nuestra ventanilla virtual."

CP. Gustavo Díaz Diego | Director General de Fiscalización, Control y Vigilancia
Lic. Mauricio Garza Alanís | Coordinador General de Mejora Regulatoria
Directora de la Agencia Municipal de Desarrollo Económico

“La plataforma es tan amigable, y tan bueno el servicio de Cívica Digital, que las mismas personas al interior del ayuntamiento en todo el proceso han estado muy dispuestas; porque están viendo los beneficios del trabajo que ellos realizan. Eso es lo que más me ha gustado de todo el proceso”.

Dra. Gertie María Agraz-Boeneker
Directora de la Agencia Municipal de Desarrollo Económico

“La plataforma es tan amigable, y tan bueno el servicio de Cívica Digital, que las mismas personas al interior del ayuntamiento en todo el proceso han estado muy dispuestas; porque están viendo los beneficios del trabajo que ellos realizan. Eso es lo que más me ha gustado de todo el proceso”.

Dra. Gertie María Agraz-Boeneker
Directora de la Agencia Municipal de Desarrollo Económico

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